Cómo elegir el mejor sistema para gestionar el almacén de tu negocio

Según Isi Condal

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La logística de almacén es un punto estratégico que afecta a la cuenta de resultados de cualquier negocio. Esto se intensifica si nos enfrentamos al complejo panorama de la distribución de recambios, con sus cientos de miles de referencias que servir. Por eso, conviene no jugársela antes de elegir un sistema de gestión de almacén y analizar de forma detallada todos los factores que intervienen y nos pueden llevar al éxito o al fracaso.

Estas son algunas recomendaciones de Isi Condal antes de lanzarse a la búsqueda de un sistema de gestión de almacén:

Empezar definiendo necesidades, recursos y tiempo disponibles

Puede resultar obvio, pero antes de ponerse en modo búsqueda y captura del software, hay que hacer un estudio inicial en el que se listen y definan las necesidades que gestionará el sistema de gestión de almacén. De esa manera será más fácil saber lo que se busca de una forma más concreta y se estará más cerca de encontrarlo.

Es posible conseguir que muchas de las necesidades logísticas más habituales se automaticen, se planifiquen correctamente y se puedan ejecutar los procesos y sus expediciones.

Por ejemplo: llevar a cabo una gestión eficiente de las ubicaciones, gestionar los picos de trabajo o lanzar inventarios en plena producción. Todo ello llevará a una operatividad global de la logística de la empresa.

Lo segundo que se debe analizar son los recursos y el tiempo del que se dispone para su implantación. Para ello hay que hacer un verdadero ejercicio de realismo. En este sentido, hay que ser lo más realistas posible para acercarse al objetivo de implantar con éxito un Software de Gestión de Almacén.

Qué aspectos importantes debe cumplir un sistema de gestión de almacén

Consiste en conocer los puntos fuertes que puede ofrecer un buen sistema de gestión de almacén. Las alternativas que ofrece el mercado son numerosas: pueden encontrarse desde los sistemas más simples que únicamente registran los movimientos realizados, hasta un sistema de gestión de almacén avanzado que permita gestionar de una forma eficaz la operatividad del almacén e incluso optimizar la logística.

Si se ha realizado lo descrito  en el anterior punto, se tendrá claro cuáles son las necesidades. Todas ellas tienen que encontrar cabida en las siguientes características que ha de tener sí o sí un buen programa de gestión de almacén que se precie de serlo:

Escalable y flexible

Tiene que estar preparado para cubrir las necesidades presentes y futuras del almacén. Ha de ser una herramienta que se adapte a la filosofía de la empresa y a su vez debe de poder crecer a la misma velocidad que crece el negocio.

Por otro lado, debe ser flexible, que se adapte de una manera ágil, eficaz y sencilla a la tecnología más innovadora o a cualquier necesidad del sector logístico que pueda cambiar.

Conectividad

Ha de ser capaz de interactuar de forma sencilla y directa con los sistemas de soluciones tecnológicos logísticos, como pueden ser las PDA’s, el picking o la impresión de etiquetas.

Este punto es muy importante ya que la tecnología avanza a pasos gigantescos y no se plantea cambiar de sistema a corto plazo.

Capacidad de analítica y operativa logística eficiente

Para ser eficiente, un sistema de gestión de almacenes debe permitir optimizar los procesos y conseguir un reparto fácil y ágil. Entrando más en detalle: ha de permitir que cada usuario acceda con sus propias credenciales y de esta manera poder trazar todas sus acciones, gestión de entradas de referencias, gestión de extracción de pedidos y gestión de expediciones.

Con estas acciones, ha de proporcionar informes que ayuden a tomar decisiones para conseguir una gestión de almacén más fiable, rápida y eficaz.

Intuitivo

Un Sistema de Gestión de Almacén ha de ser fácil de usar y tiene que guiar a los operarios en las acciones a realizar, sin que se requiera apenas aprendizaje y sin dar lugar a errores.

Un equipo que pueda ponerse en vuestro lugar

El factor humano es crucial: la empresa que esté detrás de la implantación del programa de gestión de almacén ha de saber adaptarse a vuestro modelo de negocio, entender como el propio equipo cuáles son sus necesidades logísticas y tener una experiencia demostrada.

Sólo desde la experiencia y el conocimiento del sector, la empresa elegida podrá implantar con éxito su programa de gestión de almacén en vuestras tiendas de recambios al tiempo que os ayuda a identificar qué correcciones y puntos de mejora pueden aplicarse en vuestra logística de almacén para cada caso concreto e ir optimizando procesos, costes y operativa de forma conjunta con vosotros.

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